どうもGoogleWorkspace推進担当の高橋です。
Googleのリブランドにより、各サービスの仕様が変わったり、そもそも思想が大きく変わってしまい、今までの営業トークを変更しなければならないことに…。
ただそこを大目に見ても社内の作業効率化には欠かせないツールであることは間違いなのでその部分にフォーカスを当ててしっかりとお伝えしていきます。
大きくはないが小さくもないキャパシティの当社
当社は5年前に新社屋を建てまして、現在は東館(新館)と西館(旧館)の2箇所を拠点としております。といっても隣同士に建っているので別に不便ではないですが…。
この拠点以外に、プリントセンター倉庫(徒歩2分)と東京営業所の合計4箇所あります。
これだけの拠点の中に約90名の社員がそれぞれの部署で働いています。日常会話や細かい指示だとかがこの拠点間で往来するわけです。
以前の西館(旧館)は3階建てで事務所と印刷現場はお隣さんで、制作やPODも1フロア上でしたのでそれほど気にすることもなく行ったり来たりして打ち合わせだの指示だのができてました。
それが東館(新館4階建て)ができてから西館(旧館)と合わせると7フロアに社員が散らばって働くことになりました。
広くなったことは心に余裕も持ててとてもありがたいことですが、結構あるあるなのが誰かを探しに行くといつものフロアにいない。で次のフロア、次のフロアと探しに行くと結果的に7フロア全部回って最終的にはいつものフロアにいたという、社内で運動負荷がたくさんもらえる現象が起こるようになりました。
決して大きいとは言えない当社でもこんなことで、時間と体力の無駄をしているわけです。高橋一人ではなく、他の社員も同じようなことをやっていれば年間通してみれば大変なロスタイムです。
会話の延長線上にあるGoogleチャット
メールは現在進行系でコミュニケーションツールとして活用されています。
ただどうしてもメールは「メールを確認する」という行為が必要になります。デスクトップ通知やスマホの通知機能で確認できますが、とはいえ「確認する」ということが必要です。
また社内だと言っても、目上に対して短文で要件だけ書くわけにもいかないしなぁ〜という無用な上下関係もあったりするので、どうしてもしっかり対応しないとって気持ちになりますよね。
そこでメールでやりとりするほどのものでもないものは当社では基本「Googleチャット」で対応してます。
「色確認してほしい」とか「校正用PDFデータをちょうだい」とかをメールでやり取りするのも面倒です。そんなときはチャットで済ましてしまえば良いのです。
チャットですからプッシュ通知もありますので、すぐに対応できます。「OK」とか「現場に見に行きます」とか画面上でやりとりが簡単にできますし、会話の延長線上ですから、お硬い前置きも何もなく要件だけで済みます。
外出先の営業担当のスマホにもGoogleチャットがインストールされていますから、商談中でも許される範囲でその場で返事対応が短文でできてしまいますので、印刷現場からの営業担当が捕まらないってストレスにも対応できてしまいますね。
もちろんチャットのやりとりもすべて検索対象になりますので、あとから見返すことも可能です。
Gmailアプリにチャットメニューが追加されました
先日のGmailアプリのアップデートで遂にチャットのメニューが追加されました。Googleもメールとチャットを同等レベルで扱っているってことがよくわかります。
PC版のGmailでもUIも変更になり、左メニューにチャットが表示できるようになりましたね。合わせてMeetも表示できるようになりました。いろんなことがGmailから移動できるようになって便利になりますね。
LINE全盛の今であればプライベートはLINE、ビジネスではGoogleチャットと分けておけば誤爆もしなくて済みます(笑)
Googleチャットで無駄な動きや待ち時間をなくして作業効率アップをはかってみてはいかがですか?
ぜひ活用方法含めてGoogleWorkspaceのお問い合わせはこちらまで
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