Googleドキュメントでリアルタイム議事録

　どうも木野瀬印刷GoogleWorkspace推進担当の高橋です。

　今回は「Googleドキュメント」について語っていこうかと思います。お付き合いください。

Microsoft WORDじゃだめですか？

　前回と同様の書き出しになってしまいましたが、Microsoft Wordは大変素晴らしいアプリケーションです。Wordでも問題ないと思います。

　でも、やはりチームで共有してこそGoogleドキュメントは真の力を発揮するのです。スプレッドシートほどチームで共有することは無いかもしれませんが、共有することで効率化が図れる方法がたくさんあるのです。

リアルタイム議事録

　会議の議事録ってどうしてますか？

　書記担当者が四六時中発言をメモして会議後にWordでまとめて参加者にプリントアウトしたものを配布という流れで実行している会社って多いと思います。当社がまさにそれでした。書記担当者の負担もさることながら、人数の多い会議ではプリントアウトする紙の枚数もそれなりにあり、また誰に配布したかしてないかまで確認するのは非常に手間がかかります。

　そんな会議の議事録作成効率化にもGoogleドキュメントはお役に立ちます。事前に配布していた議題も事後に配布する議事録もすべてGoogleドキュメントにまとめてしまえばいいのです。

　議事録もファイルを作成して、参加者全員に共有することにより、事前の議題を先に入力しておき確認してもらってから、会議に臨むことで議事もスムーズに進行します。そしてリアルタイムで全員で共有しながら、議事録を記載していく。その際に、宿題があればそこに担当者と合わせて記入しておけば、誰が何をやるのかが明確になり、意思決定が早くなります。

　Googleドキュメントを利用してありがちなやりっ放しの会議からPDCAがしっかりと回る会議に変革しましょう。

社内文書も一括管理

　総務担当の悩みの種もGoogleドキュメントで解決できることがたくさんあります。

　社内申請文書もGoogleドキュメントで作成しておけばそのままプリントアウトして提出ってことも可能です。また会社のマニュアルや規程などもGoogleドキュメントに一元化することで探す手間も渡す手間も省けて効率化できます。書類も閲覧権限のみで共有すれば改ざんのリスクもありません。

　チームで文書を編集するなど１つのファイルを共同でしかも同時に対応できるというメリットは一度体験してしまえば便利なことこの上ないです。

　今までの運用がいかに非効率だったかを見直すいい機会にもなりました。

　こんなノウハウ（失敗談も多数あり）を蓄えている木野瀬印刷。

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