Gsuite導入までの道
どうも木野瀬印刷のGsuite推進担当の高橋です。
今日は自社の事例も交えながらどうやって印刷業の中でGsuiteを活用して効率化をしているかを書き綴ってみます。
ビジネスにおいて、メールは必要不可欠なツールとなりました。以前の当社も一般的なメーラーソフトを利用し、自分のパソコンにメールを受信して処理をし、そして自分のパソコンからメールを送信するという当たり前の運用でなんの疑問もなく対応していました。
当時からシステム担当というわけでもなく、ただそのあたりに少し詳しいだけという理由で高橋がその周りをお守りしていたという、中小企業ではよくあるポジションでした。往々にして電化製品と言うのは、一番来てはいけないときに限って故障するもので、パソコンが壊れた、メールが見れない、あのメールを取り戻してくれetc…苦情の嵐が社内でもよくありました。世に聞くシステム担当者のお気持ちをお察しします。
こうなってしまうと、メールを各々のパソコンで管理すること自体にリスクの高さを感じてしまいます。ハードディスクなんてある日突然サヨナラも告げずに逝ってしまいますから。そこでWEBメーラーに行き着いたのが7年前。その当時この「MIクラウド」の前バージョン「P*MIS」を共同で開発していたシステム会社からの勧めもあり、Gsuite導入に踏み切ったのでした。
慣れるまでが大変
Gsuiteに限らず、新しいシステムを導入するときの労力は責任者の方なら皆が経験するであろう大変なものがあります。
当社でも、今まで特になんの不都合もなかったものを、慣れてもいない新しいシステムに変更となれば、アイデアキラーがたくさん攻めてきます。でも、そこで挫けてはその先の効率化を目指せません。
当社は社風として、好奇心旺盛なメンバーが多くいたことも、ある程度スムーズに導入できた要因かと思いますが、何よりも便利な部分を責任者・担当者がしっかりと伝えていくことだと思います。使い方をレクチャーすることも大事でした。その部分もこのブログでお伝えしていく予定です。
Gmailでリマインド
社内で多用されているが使い方が、「Gmailでリマインド」です。
Gmailには標準機能で、スヌーズや送信日時設定機能がついているのでそれを利用してリマインダーとする方法です。
受信したメールを即座に振り分け判断をして、即処理するものは通常どうり処理し、明日の朝とか来週の月曜日からというような内容については、やらなければいけない時間帯めがけて送信日時設定でメールを送ったり、スヌーズの設定で指定時間に再度確認するといったやり方です。スマホのリマインダーでも同様のことができますが、スマホを持ち込めない職場にはこのやり方が有効です。
Gmailの「スター付き」で可視化
受信トレイをカスタマイズできるのもGmailの良いところです。
特にデフォルト設定よりは「優先トレイ」などを利用すると自分好みの画面になるのでおすすめです。
「重要な未読メール」が一番上に表示されて受信と同時に即処理していくことにより仕事の効率化が進められます。すぐ処理しなければいけないものはその場で処理し、読んで終わりのものはすぐにアーカイブ。もう少し時間をかけて処理するものはスターを付けて常に画面内に表示しておくといった感じで処理をかけていくことで整理ができ、今やるべきこと、後でもいいことの仕分けが簡単に出来ていくわけです。
スターの色などでも分類できますので、自分なりのルールを決めてやるのもいいですね。赤のスターは超重要とか青のスターは個人的に処理するものといったように。
処理が終わればアーカイブ。これがGmailの活用術です。
Gmailの高度な検索
メールを時系列で探していくとどうしてもスクロールの連続で見逃してしまうことが多いですよね。その点検索エンジンのGoogle社が開発したGmailは習うより慣れよではなく、自分で探すより検索せよの精神で検索ボックスが一番上に鎮座しております。
スクロールする時間さえも効率化するべく、そこに思い当たるフレーズを入れて検索を叩くだけで即絞り込まれていく。
さらに検索ボックスの右端にある「検索オプションを表示」の▼を押せばより細かく絞り込めるはずです。もうスクロールは辞めて検索して効率化を目指しましょう。
とまだまだ潜在能力の高いGmail。
だからこそ長い間Webメーラーとして愛されているのだと思います。
木野瀬印刷の関連会社であるKNS株式会社は「Gsuite公式リセラー」ですので、Gsuiteの導入から活用サポートまでお手伝いさせていただいております。
興味のある方はこちらまでお問い合わせください
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