Googleカレンダーは共有が鍵

G-Suite

予定管理をどのようにしてますか?

 どうも木野瀬印刷でGsuite推進担当高橋です。

 皆さんは自分の予定をどのように管理していますか?

 木野瀬印刷でもドン引きされるくらいミニマリストの高橋は、かなり以前から印刷屋のくせに紙の手帳を辞めております。必要最小限しか持ち運ばないミニマリストの精神のもと、ほぼ仕事はノートパソコンとスマートフォン2台で完結できる環境にしております。

 以前は高橋も手帳でスケジュール管理をしていましたが、書くことを目的としてしまい、読み返さない、アポイントをすっぽかすというイージーミスでお客様にご迷惑をかけたりしていました。そんなポンコツな自分の脳みそをあんまり信じちゃいけない、機械的に処理できるところはまかせてしまうというところから行き着いたのがGoogleカレンダーでした。

すべてをスマホで管理

 現状の高橋のスケジュールの管理は仕事もプライベートもすべてノートパソコンとスマホのみです。

 仕事の予定は社内で全公開設定にしていますので、どこへ行くのか、誰との商談なのか、誰との会議なのかも会社のメンバーはすべて確認できるようになっています。

 そうなると気になるのがプライベートの予定まで社内に公開されてしまうのではという不安があるのは当然です。平日夜のデートの予定が上司にバレるのではないかとか、高橋くらいの年齢になると週末が病院の予定ばかり入っているとか、オープンに出来ないことばかりです。

 もちろんプライベートの予定は非公開設定で自分にしか見えない設定にできます。ですのでスマホを覗き見されない限りは見られることはありません。

 ですが予定が埋まっていることは表示させています。なぜなら、プライベートな用事のタイミングに会議予定が入ってはいけませんので。

 あとは通知設定がとても便利です。ほとんどのカレンダーアプリについているので皆さんも利用していると思いますが、会議予定を共有すればその共有相手にも通知メールや通知表示ができるのでアポイントをすっぽかしてしまうこともなくて安心です。

会議のスケジュール調整は面倒

 2〜3名程度の会議であれば内線電話や口頭で調整してさほど手間なく開催も可能ですが、大人数や同じフロアではない人達との会議の調整は面倒なものです。

 そんなときもGoogleカレンダーなら公開設定しているスケジュールを同じ組織内では共有していますので、「時間を探す」で相手のスケジュールを確認できたり、「おすすめの時間」を提案してくれたりしますので、調整が楽。
 さらに通知までしてもらえるので、あとは会議に臨むだけ。スケジュールの詳細に会議用の議事録のリンクも入れておけば事前に確認できたりと効率化になります。

カレンダーで施設予約

 施設予約も同じように、設備登録をしておけば一目瞭然で会議室の空き具合や、共有社用車の空き状況もカレンダーで管理ができます。カレンダーを組織内でシェアすることで、テレワーク時代のチームの動きを可視化して、コミュニケーションの充実を。

繰り返しのスケジュール

 1週間くらいなら頭で管理できますが、月間・隔月・年間のスケジュールは忘れがちです。
 1年に1回のサポート料金の徴収とか、隔月の請求書発行とかは往々にして過ぎてから気づくものです。
 そういったものもGoogleカレンダーで繰り返し設定で予定として入れてしまえば大丈夫です。
 通知も設定しておけばもう忘れることはありません。自分の記憶に頼るのではなく、Googleカレンダーという外付け記憶装置に任せてしまえばいいのです。

WEB会議もカレンダーからダイレクト

コロナ禍の状況で対面営業がしづらくなり、WEB会議・WEB商談も日常化してきました。そんな場合も、Googleカレンダーなら相手に招待を送りつつ、GoogleMeetによるWEB会議の招待も同時に送ることができます。あとは実際の時間にGoogleカレンダーからGoogleMeetへのリンクボタンを押せばそのまま会議がスタートします。

 そんなミニマリスト高橋は、Gsuiteで業務面でもかなりミニマルな方法で対応してます。

 当社ではフリーアドレス制のデスクを採用していますが、あまり机にものがないのでいつでもどこでも仕事ができます。テレワーク時代にもGsuiteが大いに活躍しています。

 ぜひGsuiteの導入・活用のノウハウに興味がありましたらこちらまで

コメント

タイトルとURLをコピーしました