Gmailが変わる

Gmail G-Suite

普段遣いのGmailをビジネスでも

 木野瀬印刷でGsuite推進担当をしております高橋です。

 そもそもなんで木野瀬印刷はGsuiteを推しているのかですが、当社の子会社であるKNS株式会社がGsuite公式リセラーなのです。当社でも8年ほど実務で利用してきた実績から、印刷業におけるGsuiteの活用方法を蓄積してきた自負(?)もあり、ぜひ皆さんにもこの便利なGsuiteを使って、より加速度を増す現代社会でビジネスチャンスを逃さず社内のコミュニケーション向上にも貢献していきましょう。

 皆さんもプライベートでGmailやGoogleカレンダーを日常的に利用しているかと思いますが、慣れ親しんだツールをそのままビジネスで利用できると良いと思いませんか?普段遣いのツールをそのままビジネスに利用できる「Googleがサブスクリプション形式で提供しているクラウドコンピューティング生産性向上グループウェアツール、およびソフトウェアのスイートである 出典: フリー百科事典『ウィキペディア(Wikipedia)』」それがGsuiteということです。

 では、なぜ普段遣いのGmailをそのままビジネスに利用してはいけないかということですが、無料版と有料版の大きな違いが「自社ドメイン」を利用することができるということです。無料版ですと「◯◯◯◯◯◯◯◯@gmail.com」といったメールアドレスになりますが、有料版であれば当社のように「◯◯◯◯◯◯@kinose.co.jp」という自社ドメインで運用が可能になります。他にも無料版では1アカウントあたりの保存容量が15GBですが、有料版のBusiness以上のプランであれば保存容量は「無制限」になりますので、もうメール容量もクラウドストレージ容量も気にすることなく仕事に集中できます。

 あと個人のアカウントですと、管理自体が個人によりますので、新入社員を迎えたり、退職したりしたときに会社としては何もすることができません。ひょっとしたら会社の重要な情報をそのまま持っていかれるかもしれません。有料版では、管理機能が充実しており、会社としてアカウントをコントロールすることができます。権限の範囲や共有の設定など細かく対応できます。

 言うまでもなくGsuiteはGoogle社が提供するサービスです。Google社は世界規模の検索エンジンを提供する会社。皆さんも検索する際にGoogleを利用していると思いますが、検索の際に検索ボックスの下に件数と一緒に検索にかかった時間も表示されるのをご存知ですよね?
 Googleは検索が命。もうメールをスクロールして探すのではなく、高度な検索機能を使って探す時間さえも短縮できます。

 そんないつものGmailをそのままビジネスでも利用できるのもGsuiteの魅力の一つです。

GmailはWebメーラーだけではありません

 Gmailの基本機能は説明するまでもないと思いますが、インターネット環境があればどこにいても同じ環境でメールのやりとりができるところが一番の恩恵です。スマホやタブレットでいつでもどこでもビジネスチャンスを逃さない。そんなGmailですがメーラーだけで利用していては勿体ないことがたくさんあります。例えばGmailの受信トレイをカスタマイズすることでToDoリストにしたり、自分の中で重要なメールだけを1画面で表示したりと、仕事をする上で使いやすいようにできるのが特徴です。

 意外に皆さんが疑問に思われるのが「アーカイブ」の使い方です。Gmailで表示される1画面を机の上に例えるとわかりやすいのですが、机の上にメールが散らばっているような状況を想像をしてください。「削除」はメールをゴミ箱に捨てることですのでイメージしやすいですが、「アーカイブ」は机の引き出しにしまうような感じです。机の上(画面)からは無くなりましたが、引き出しにしまって(アーカイブ)あるので、検索でいつでも机の上に持ってくることができます。必要な情報(メール)だけが机の上に置かれているので処理もスムーズになるというわけです。この「アーカイブ」ボタンを使いこなせるようになるとGmailがもっと便利になります。

Gmailが変わる

 さてここで今回のブログのタイトルに戻るわけですが、先日Googleから次期Gmailのアップデートで大きく変わるというアナウンスがされました。

ビジネスコミュニケーションツールに刷新するGmail、どう変わる?-Yahoo!ニュースより

 いままでのGsuiteは各種サービスを横断しての作業には若干不便な部分がありましたが、今後はGmailをサービスの起点としてGoogleChatやGoogleMeetはもちろんのことGoogleドキュメントなどにもそのまま移動出来たり、利用できたりするアップデートになるようです。SlackやChatWorkを利用しているユーザーからの乗り換えにも対応するRoomsなども追加されるようです。

 この様に日々サービスの向上を続けるGsuiteをもっと活用していけるよう高橋もトライアンドエラーを繰り返しながら研究しております。そんなノウハウも含めてサポートいたしますので、ぜひ皆さんもGsuiteを活用してみませんか?

 Gsuite公式リセラーであるKNS株式会社へのお問い合わせはこちらまで

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