「G-Suite」と印刷業

G-Suite

便利

『G-Suite』とは

分かりやすく言えば、Google社が提供している企業版のクラウド型生産性向上ITツールになります。

個人でもGメールを活用している人は多いと思いますがが、ほとんどの方がGメールとグーグルカレンダーしか使っていないのが現状のようです。

その中でも大きな違いとしては

・企業独自のドメイン取得と全体管理が可能

・各アプリケーションを活用しての容量が大幅アップ

・会社全体であらゆる情報の共有とリアルタイム同時編集が可能

と言った所です。

『G-Suite』の使い方

当社では、『G-Suite』をITツールの核として使用しており、Google社とのパートナー契約も結んでおりますので、導入から運用方法までをサポートしております。

では、なぜ当社が『G-Sute』をITツールの核として使用しているかといいますと短納期化やスピーディー柔軟な対応を求められる、印刷業界と非常に相性が良いからです。

企業版として、加入する事により、アプリケーションが連動し、会社全体でリアルタイムでの連携が可能になるからです。

これだけでは、何が出来るのか見えて来ないので、当社で活用している事例を紹介します。

Gメール

メールアプリとしてだけでなく、届いたメールをそのままTODOリストにする事もできます。また、メールを未読スルー出来るスヌーズ機能や時間差で送るメール送信機能によりタスクの管理だけでなく、働き方改革にも対応しています。

当社での活用事例としては、用紙発注の一括管理です。

複数の人間で同時に用紙発注と入荷管理を行っていますが、その際に送信アドレスを一元管理する事で、用紙が、いつ、どこへ発注され、正しく入荷するかという情報を同時に把握し、MIクラウドに更新しております。

Google Chat

社内でのチャットツールとして、個人だけでなく、グループ別でもメッセージを送ることが出来るため、対面でのリスク軽減や内線などでの繋がらない時でも相手の都合に関係なく、連絡する事ができます。

当社の活用事例としては、短納期案件やサポート体制の情報共有です。

刷版の出力待ちや用紙入荷情報、繁忙時のサポート体制をチャットで受け取る事で、仕事に集中しながらも、関係者と連携を取る事が可能になります。

グーグルドキュメント

ワードと類似したアプリですが、議事録や報告書として活用する事がメインになります。グーグルカレンダーと連携する事で、議事録と会議を連動して管理出来るので、議事録のファイルが増えすぎる事もありませんし、会議を忘れる事もありません。

当社の活用事例としては、会議で決まった改善事項の継続化です。

会議で話をした際には、その場の話で終わってしまう事があります。しかし、議事録に宿題として残し、グーグルカレンダーと連携させて次回の議事録としても活用する事により、継続的な改善会議にする事が出来ます。

グーグルスプレッドシート

こちらはエクセルと類似したアプリです。在庫表などの表形式にして、社内の複数箇所で共有する事により、同時編集や進捗確認にも活用します。

当社の活用事例としては、会社の標準化資料用です。

会社での決まり事が、個々のPCやファイルに保管されてしまい、時間の経過で情報が更新された際にも、そのままになってしまう事があります。しかし、スプレッドシートとして、常に最新の情報を標準化資料として残す事により、ベテラン社員も新入社員も同じ情報を共有する事ができます。当社では、社内価格表や会社全体の統一規格もこちらをベースにし、改善しては更新を繰り返しています。

グーグルスライド

スライドは、パワーポイントのような提案資料を作成する事に向いています。

当社の活用方法としては、社内での仕事のやり方を決める、標準化やマニュアル作成用に使っております。

会社全体で行う経営計画会議の際にも関係者全員が、こちらで作成し、上長が資料の監修と編集を行っておりました。

まだまだ、たくさんありますが、メインとして、使う頻度の多いアプリケーションは以上になります。

当社も導入当初はメールとカレンダー程度しか使っていなかったのですが、使えば使うほど業務効率が上がりますし、会社全体のITリテラシー向上にも繋がります。

ぜひ、デジタル化の第一歩として導入する事をおすすめします。

もちろん、お声がけがあれば、その際には当社が運用方法を指導いたします。

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